PR- Dienstleistungen für die ausländische Vertretung der Tschechischen Zentrale für Tourismus – CzechTourism in Deutschland für die Jahre 2019 und 2020. Der Gegenstand dieses Auftrages sind PR- Dienstleistungen für die ausländische Vertretung der Tschechischen Zentrale für Tourismus – CzechTourism Deutschland mit Sitz in Berlin (ferner nur AV Deutschland), und zwar in der Zeitspanne ab Vertragsunterzeichnung bis zum 31.12.2020. Die Bewerbungsfrist ist am 18.01.2019 um 14:00 Uhr MEZ.
Nähere Spezifikation zum Auftragsgegenstand
Der Auftraggeber verlangt, dass der Bewerber aufgrund eines PR-Planes für die AV-Deutschland auf dem Gebiet Deutschlands Folgendes sicherstellt:
Der Auftraggeber verlangt, dass der Bewerber aufgrund eines PR-Planes für die AV-Deutschland auf dem Gebiet Deutschlands Folgendes sicherstellt:
- Einmalig: Vorbereitung der zweijährigen medialen Strategie (bis 2020) und eines Jahresplans medialer Aktivitäten für die Zeitspanne ab Vertragsunterzeichnung bis zum 31.12.2019.
- Monatlich im gesamten Zeitraum des öffentlichen Auftrages: Vorbereitung des Pressedienstes, der aktuelle touristisch relevante Informationen aus Tschechien zusammenfasst, Versand und folgendes Media Monitoring - bis zum 10. Arbeitstag des Monats. Verbindliche Anforderung des Auftraggebers ist eine relevante Medien-Kontakt-Liste mit min. 500 Adressen, die eine auschlaggebende mediale Reichweite gewährleisten. Die Unterlagen für den Pressedienst werden von dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Der Auftragnehmer schlägt ebenfalls für den Pressedienst geeignete Themen vor.
- Ad hoc – aus aktuellem Anlass: Verteilung der Einladungen zu Veranstaltungen der AV Deutschland an Journalisten (Tourismus-Präsentationen, Pressekonferenzen, Workshops oder Reisemessen), Erwerbung von relevanten Teilnehmern
- Im Laufe eines Kalenderjahres: Zusammenarbeit bei der Organisierung von 5-6 Gruppen-Pressereisen inkl. Insta-Trips im folgenden Umfang: Akquise von Journalisten und Media Monitoring der Veröffentlichungen nach der Reise. Die voraussichtliche Anzahl der Journalisten beträgt 4-8 Personen pro Pressereise, wobei 4 die Mindestanzahl ist, es sei denn, der Auftraggeber vereinbart in Bezug ein spezifisches Thema etwas Anderes mit der PR Agentur. Nach der Bestätigung der Teilnahme der Journalisten an einer Pressereise übernimmt der Auftraggeber die Kommunikation mit den Journalisten sowie die Organisierung der Pressereise inkl. der An-/Abreise.
- Im Laufe eines Kalenderjahres: Zusammenarbeit bei der Abwicklung von individuellen Pressereisen (bis zu 15 im Jahr) – Empfehlen und Gutheißen konkreter Pressereisen, Basiskommunikation mit dem Journalisten, Media Monitoring der Veröffentlichungen. Die Ausführung der eigentlichen Pressereise übernimmt der Auftraggeber (Erstellung des Programms der Reise, organisatorische Kommunikation mit den Journalisten, Begleitung der Reise).
- Jeweils einmal pro Kalenderjahr: Strategische Beratung in Bezug auf konkrete Anzeigen-Angebote, Aktualisierung der TOP-Medien-Übersicht des deutschen Marktes für das aktuelle Jahr, Feststellung von Tourismus überschreitenden interessanten Themen, PR Unterstützung der Zusammenarbeit des Auftraggebers mit anderen Institutionen. Der Auftragnehmer erarbeitet für den Auftraggeber eine Excell-Tabelle mit der TOP-Medien-Übersicht.
- Einmal pro Monat: Kurzes Reporting in elektronischer Form mit Auswertung – Übersicht der geleisteten Arbeit – mit aktuellen medialen Veröffentlichungen, erreichtem AVE-Wert, Reichweite der Veröffentlichungen. Dabei handelt es sich nicht um den üblichen Media-Monitoring-Dienst – diesen bestellt der Auftraggeber separat bei einem anderen Auftragnehmer. Es handelt sich um eine Auswertung der gemeinsamen Arbeit der PR Agentur und des Auftraggebers (auch mithilfe der Media Monitoring Daten).
- Einmal pro Monat: Meeting im Sitz der AV Deutschland (Berlin), bzw. telefonische bzw. Skype-Gespräche von Vertretern beider Vertragsparteien.
- Jährlich: einen AVE-Wert der medialen Veröffentlichungen in der Höhe von mindestens 1.000.000 EUR
- Ad hoc im gesamten Zeitraum des öffentlichen Auftrages: Kommunikation mit Journalisten in Deutschland
- weitere Vorschläge von Aktivitäten nach Angebot des Auftragnehmers
